ما هو تقرير المشروع
تقرير المشروع هو عبارة عن مستند تم كتابته لفريق أو شركة بهدف بقاء المشروع على المسار الصحيح ، ويتضمن التقرير مراحل تقدم المشروع ، والمعالم ، والمشاكل التي واجهت المشروع أثناء تنفيذه.
ويتم تقسيم انواع تقارير المشروع حسب الوقت يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا أو ربع سنويًا ، أو حسب عدد من العوامل الأخرى مثل المخاطر والميزانية وأسلوب إدارة المشروع ، وقد يتضمن نموذج تقرير عن مشروع نموذجي ما يلي:
- الموارد التي تم استخدامها حتى الآن
- كيف يتم إنفاق وقت المشروع
- كيف حالك مقابل مؤشرات الأداء الرئيسية
- المصاريف الرئيسية
- عبء العمل وتوافر الفريق[2]
نموذج جاهز تقرير عن مشروع
يبحث الكثير عن نماذج جاهزة لأنشاء تقرير عن مشروع ويمكن تحميل نموذج تقرير عن مشروع من هنا.
أهمية تقرير المشروع
تعد تقارير المشروع جزء هام وأساسي من مراحل المشروع، ويعتبر من أهم المستندات التي يتطلبها أي مشروع ناجح لعدة أسباب وهي:
- يساعد تقرير المشروع على تنظيم الميزانيات ومعرفة أعضاء الفريق والأدوات أو الموارد الأخرى.
- يعد التقرير شئ هام حتي يتعرف رؤساء المشروع على كل المعلومات الحديثة بشكل دائم.
- يعمل التقرير على التعرف على حالة المشروع لإعطاء ملخص للمشروع ، والتغييرات المهمة ، والاحتفاظ بسجل لتقدم المشروع.
- يضيف تقرير حالة المشروع الأحداث الرئيسية والتذكيرات المستهدفة إلى العملية بدون التقرير ، سيكافح العديد من فرق المشروع للحفاظ على الزخم في المشاريع طويلة الأجل.
لمن يتم كتابة تقرير المشروع
يتم كتابة هذا التقرير لعدد من أشخاص مختلفين، وفي معظم المشاريع يطلب صاحب المشروع تقرير يحتوي على معلومات مختلفة ، وفيما يلي الأشخاص المختلفون الذين يحتاجون إلى الاطلاع على تقرير حالة مشروع جارٍ:
- أصحاب المصلحة في المشروع
- فريق المشروع
- رعاة المشروع
- قيادة
- فريق المالية
- المقاولون
- إدارة مشروع
محتويات تقرير عن مشروع
بناءً على الغرض الذي يتم تقديم التقرير من أجله وأيضاً حسب الشخص المقدم له التقرير ، ولكن هناك بعض العناصر الأساسية يجب تضمينها داخل تقرير المشروع :
- الموارد
يجب اضافة جميع الموارد التي تم استخدامها أو وضعها في خطة المشروع ، ويشمل ذلك المواد المتاحة والغير متاحة والغير كافية ويمكن أن يشمل ذلك أدوات إدارة المشروع والموارد المادية مثل البرامج أو ملف PDF ولكن أيضًا الموارد البشرية.
- الجداول الزمنية والأهداف
يجب أن يتضمن التقرير على الجداول الزمنية ، خاصةً تلك الموجودة خارج فريق المشروع ولا تستخدم برنامج إدارة المشروع الذي تستخدمه.
ويجب أن تتحلى الجداول الزمنية بالواقعية وليس التفاؤل ، كما يجب أن يكون الشخص صادق في المواعيد المضافة للجدول الزمني والانجازات.
يجب أن تكون جمييع المعلومات دقيقة جداً ، لأن الجميع سوف يعمل على هذه البيانات وهذا يتجنب حدوث مشاكل قادمة بالمشروع.
- التغييرات الملحوظة
هنا يجب إضافة أي حدث ملحوظ ولم يعد ملتزمًا بخطة المشروع الأولية ، وفي حالة استخدام قالب قابل لتحرير بدلاً من ملف PDF ، فيمكن الرجوع وتحرير خطة المشروع وفقاً للتغييرات.
- التمويل والميزانيات
في أغلب المشروعات يطلع مدير المشروع على الوقت المخصص لتقرير حالة المشروع لتحديد ميزانيته ، لأن الحسابات أمرًا حيويًا لنجاح مدير المشروع ، وستكون القدرة على التعامل مع ميزانية كبيرة مفيدة عندما يتعلق الأمر بإدارة التمويل الإجمالي للمشروع ، وفي هذا الجزء من التقرير ، يتم إضافة نظرة عامة وبشكل واضح على النفقات والنفقات المتوقعة.
- أداء الفريق
يجب تضمين كل من الأهداف والغايات لتحديد ما إذا كان الفريق يعمل بشكل منسق وجيد من الناحية الكمية أم لا ، كما يجب مراعاة المشاكل والعقبات التي واجهت الفريق ، وفي حالة تخطي أحد الأزمات يجب وضع كيف تم تخطيها ، كما يجب ذكر أعضاء الفريق المثاليين والإشادة بيهم.
- إدارة المخاطر
في هذا الجزء الأخير من التقرير ، يجب وضع نظرة عامة على أي مخاطر متوقعة وحاول عرضها في نقاط محددة بحيث يكون لدى أي قارئ نظرة عامة واضحة على المخاطر الأكثر صعوبة التي يمكن أن تتعرض لها المخاطر منخفضة المستوى للغاية ، مع وضع مقترحات لحل هذه المشاكل ، مع وضع خطة بديلة.
كيف يتم كتابة تقرير المشروع
هناك بعض العوامل التي يجب تسليط الضوء عليها والتي يجب الاهتمام بها لضمان فعالية ودعم نجاح المشروع:
- الصدق
يجب عدم إخفاء المخرجات أو عرض الحقيقة من خلال نظارات متفائلة ، فيجب أن يكون التقرير واقعي للتأكد من أن كل شخص لديه نظرة عامة واضحة قدر الإمكان.
لكن يجب أن يتحلى التقرير بالصراحة ، مع وضع أرقامًا دقيقة مع عدم تقريبها مع عدم خلق الأعذار.
- تقديم أكبر قدر ممكن من المعلومات
كلما زادت المعلومات ذات الصلة بالمشروع كان ذلك أفضل ، فهذا يساعد مدير المشروع على وضع نظرة عامة على المشروع والوضع الحالي.
ويمكن الاستعانة باعضاء الفريق في ملء أجزاء من التقرير إذا كان لديهم نظرة عامة أفضل على مهمة معينة داخل المشروع ، وفي النهاية يجب مراجعة كل المعلومات قبل تقديم التقرير.
- الكتابة بوضوح
يجب أن يتحلى التقرير بالوضوح والإيجاز للمساعدة في فهم تقرير المشروع ، وأيضاً يجب مراجعة التقرير لتلاشي وجود أي أخطاء إملائية أو نحوية.
- ذكر الناجحات
مثلما يجب إضافة الأخطاء والمخاطر والمشكلات التي حدث بالمشروع ، فمن الضروري ذكر النجاحات ، لأن هذا يساعد في رفع معنويات فريق المشروع.
- الكتابة للجميع
يتم قراءة تقرير المشروع من قبل الكثير من الأشخاص ، وكثير منهم لن يكونوا قد تعرضوا بشكل مباشر للفريق أو الشركة أو المهمة ، لذلك يجب كتابة التقرير بشكل مبسط مع ذكر وتوضيح
أبسط الاختصارات أو الافتراضات يمكن تفسيرها على أنها شيء مختلف تمامًا من قبل شخص آخر مع عدم ترك مجال للخطأ أو سوء الفهم .
- عدم الاستخفاف باستخدام المرئيات
تعتبر الدعامات المرئية شئ مميز لتوصيل المعلومات بشكل أكثر وضوحًا ، يمكن للمساعدات البصرية أن تسهل عرض التحويل إذا كان يحتوي على الكثير من النسخ ، الأمر الذي سيكون مصدر ارتياح مرحب به لأي قارئ.
متى يتم كتابة تقرير المشروع
يعتمد وقت كتابة التقرير إلى حد كبير على الجدول الزمني المحدد لهذه المهمة المضاف في مقترح المشروع ، إذا كان من المتوقع أن يستمر المشروع على مدى بضع سنوات ، فقد يكون من الأفضل إنشاء التقرير بشكل دوري كل ثلاثة أشهر على سبيل المثال ، مع ذلك إذا كان المشروع سوف ينفذ في خلال ستة أشهر إلى عام ، فيوصي بكتابة تقرير شهري.[1]
تعليقات
إرسال تعليق